Transformez rapidement vos réunions en comptes rendus précis avec l'IA

FAQ

• Comment fonctionne la retranscription par IA ?

  La retranscription par IA repose sur des modèles avancés de reconnaissance vocale comme Whisper.
  Concrètement, l’IA commence par transformer le son en données numériques, puis elle identifie les mots prononcés en analysant les ondes sonores, les accents, les pauses et le contexte.
  Grâce à un apprentissage sur des milliers d’heures de conversations, elle peut distinguer les locuteurs et produire un texte fidèle à ce qui a été dit, même dans un environnement bruyant.

• Quelle est la différence entre un logiciel de dictée et un logiciel de transcription ?

  Un logiciel de dictée convertit en texte ce qu’une seule personne prononce en temps réel, souvent dans un environnement calme.
  Un logiciel de transcription, lui, est conçu pour traiter des enregistrements audio avec plusieurs voix, différents accents ou du bruit de fond. Il reconnaît les locuteurs et restructure le discours pour produire un texte lisible et fidèle à l’échange.

• Quels formats de fichiers sont disponibles pour exporter mes retranscriptions ?

  Lorsque vous exportez une retranscription, vous obtenez un fichier au format .docx. Ce format de document correspond à un fichier texte. Par conséquent, il est compatible avec l'ensemble des éditeurs de texte comme Microsoft Word, Libre Office ou encore Google Docs.

• Quels formats de fichiers puis-je importer sur CAPTOO ?

  Actuellement, les formats supportés par CAPTOO sont : .wav, .mp3, .ogg, .avi, .mpg, .mp4, .au, .ac3, .asf, .aac et .wma.

• La qualité audio influence-t-elle la précision de la retranscription ?

  Oui, la qualité audio a un impact direct sur la précision de la retranscription. CAPTOO est performant même en cas de bruit, mais des sons clairs, sans coupures ni chevauchements de voix, permettent une meilleure reconnaissance. Un enregistrement de bonne qualité (micro adapté, peu d’écho, locuteurs distincts) améliore nettement la fiabilité du texte généré.

• Devrais-je choisir la retranscription automatique ou humaine ?

  La retranscription humaine vous permet d'avoir une version très qualitative (noms propres, acronymes et reconnaissance des intervenants). 

  Cependant, par rapport à la retranscription automatique, elle est onéreuse et demande beaucoup plus de temps. Si vous cherchez à gagner du temps et à réduire les coûts, la retranscription automatique est une excellente solution.

• Quels sont les avantages de convertir l'audio en texte ?

  Il existe plusieurs avantages à convertir l'audio en texte.
  D'abord, cela vous évite de devoir prendre des notes manuellement pendant vos réunions, évitant par conséquent les erreurs.
  Ensuite, la retranscription facilite la recherche d'informations. Grâce à un fichier texte, vous retrouverez facilement les propos tenus.

• Mes données sont-elles sécurisées ?

  La confidentialité de vos données est strictement garantie par nos plateformes.

  Seul le personnel dûment habilité de notre société est autorisé à accéder aux données personnelles traitées dans le cadre du service de retranscription.

  L’accès au logiciel s’effectue via une console d’administration sécurisée, reposant sur un système de gestion d’identifiants et de mots de passe chiffrés, uniques pour chaque utilisateur.

  L’ensemble des échanges s’effectue via le protocole HTTPS (HyperText Transfer Protocol Secure), garantissant un haut niveau de sécurité.

  Durant le processus de retranscription, les fichiers audios ainsi que les documents générés sont temporairement stockés sur notre plateforme hébergée par Azure AI Services (situé en Europe dans la région West Europe aux Pays Bas qui est en conformité avec le RGPD). Ces éléments sont automatiquement supprimés de la plateforme dès la fin du traitement.

  Depuis votre espace personnel, vous gardez un contrôle total sur vos fichiers : toute suppression effectuée entraîne l’effacement définitif des données correspondantes de nos serveurs.

• Qui peut bénéficier de CAPTOO ?

  La solution CAPTOO permet de produire des comptes rendus verbatim pour les collectivités (mairies, communes, départements, régions, EPCI (communautés d’agglomération et communautés de communes), CDG) ou toutes autres structures nécessitant la retranscription de ses réunions comme les associations, mutuelles, SDIS, IRP (CE, CHSCT, syndicats).

  Le logiciel Captoo est fréquemment utilisé lors des : conseils municipaux, conseils communautaires, conseils départementaux/régionaux, commissions permanentes, conseils d'administration, instances paritaires, commissions administratives paritaires, comités techniques ou encore procès-verbaux.

• Est-il possible de personnaliser les noms des intervenants dans la transcription ?

  Par défaut, CAPTOO va différencier les intervenants en les nommant "Intervenant 1", "Intervenant 2"... Vous avez la possibilité de renommer les intervenants par leurs noms réels. 

  Lorsque les mêmes intervenants participent à différentes réunions, vous pouvez également récupérer la liste des intervenants de vos précédents comptes rendus.

• Peut-on créer un résumé de réunion grâce à CAPTOO ?

  Oui. CAPTOO dispose de deux modes de retranscription : un mode de retranscription exhaustif (mot à mot) et un mode résumé.
  Vous obtiendrez un résumé d'une vingtaine de lignes condensant les points principaux de votre réunion.

• Puis-je modifier facilement les noms propres et acronymes liés à mon organisation ?

  Il se peut que le moteur CAPTOO ne reconnaisse pas entièrement les noms propres et les acronymes liés à votre activité.
  Dans ce cas, nous avons conçu une fonction "Rechercher et remplacer" vous permettant de remplacer toutes les erreurs en quelques clics.

• Puis-je corriger mon compte rendu en plusieurs fois ?

  Evidemment, vous n'êtes pas obligé de relire l'intégralité de votre retranscription en une fois.
  Vous pouvez sauvegarder votre compte rendu en cours de relecture.
  Pour vous faciliter la relecture, vous avez également accès à la fonctionnalité "Valider la sélection". Comme son nom l'indique, vous pouvez valider la correction d'une partie de votre compte rendu. Lorsque vous reprendrez la relecture, vous verrez directement où vous vous étiez arrêté.

• Puis-je bénéficier des évolutions et mises à jour de CAPTOO ?

  Avec votre licence CAPTOO,  vous bénéficiez automatiquement des améliorations proposées par notre pôle R&D dans une démarche d'amélioration continue.

• Qui puis-je contacter en cas de besoin ?

  Notre service d'assistance située en France est joignable du lundi au vendredi, de 9h00 à 17H30 pour répondre à vos questions, ou par mail par l'intermédiaire d'une adresse support dédiée.