Pendant longtemps, la rédaction des procès-verbaux (PV) a été une tâche longue, fastidieuse, souvent confiée à des professionnels de la sténotypie ou à des rédacteurs spécialisés.
Aujourd’hui, l’intelligence artificielle (IA) transforme en profondeur cette pratique, en permettant une automatisation fiable, rapide et accessible à tous.
Découvrez comment l’IA change les règles du jeu dans le traitement des procès-verbaux… et comment des outils comme CAPTOO participent à cette révolution.
Un besoin grandissant d’agilité dans la rédaction des PV
Que ce soit dans les collectivités territoriales, les comités sociaux et économiques (CSE) ou les instances décisionnelles privées, le procès-verbal est un document à forte valeur administrative et juridique. Il doit être :
- Exhaustif ou synthétique selon le contexte,
- Fiable et fidèle aux propos tenus,
- Disponible dans des délais parfois très courts.
Or, ces exigences entrent souvent en tension avec les contraintes de temps et de ressources internes. C’est ici que l’IA entre en scène.
Comment fonctionne l’IA appliquée à la transcription ?
L’intelligence artificielle utilisée dans les logiciels de retranscription s’appuie sur des technologies de reconnaissance vocale automatique (ASR) comme Whisper, développées à partir de milliers d’heures d’entraînement sur des enregistrements audios variés.
Concrètement, l’IA :
1. Transforme le signal audio en données numériques,2. Analyse les sons pour détecter les mots, les accents, les intonations,
3. Identifie les locuteurs et restructure le texte pour produire un procès-verbal fidèle, même dans un environnement sonore complexe.
Le résultat : un texte lisible, exploitable, avec un gain de temps considérable.
CAPTOO : l’IA au service des procès-verbaux
CAPTOO est un outil de retranscription et d’édition de comptes rendus développé en France, basé sur un moteur d’IA performant. Il est pensé pour répondre aux besoins concrets des secrétaires de séance, assistantes de direction, élus et professionnels chargés de produire des PV.
Ce que permet CAPTOO :
- Transcription exhaustive (mot à mot) ou synthèse automatique d’un enregistrement audio,
- Détection automatique des intervenants et possibilité de les renommer pour plus de clarté,
- Edition et correction facilitées grâce à une interface synchronisée avec la bande son,
- Recherche et remplacement intelligente (acronymes, noms propres, etc.),
- Export au format .docx pour un usage immédiat dans Word, LibreOffice ou Google Docs,
- Sécurité des données garantie, avec hébergement européen conforme au RGPD.
Les bénéfices concrets de CAPTOO pour votre organisation
Un gain de temps majeur
Avec CAPTOO, un enregistrement d’1h peut être retranscrit en quelques minutes, là où une retranscription manuelle nécessiterait plusieurs heures. Le temps économisé peut être réinvesti sur des tâches à plus forte valeur.
Une plus grande autonomie
Plus besoin de dépendre d’un prestataire externe, souvent coûteux et peu réactif. Vous gardez la main sur vos délais et vos documents.
Une qualité de rendu maîtrisée
Vous conservez la possibilité de corriger, valider et ajuster chaque partie du texte grâce à une interface intuitive. Vous êtes donc sûr de livrer un document conforme aux attentes et aux obligations légales.
Une collaboration facilitée
Les fonctionnalités de sauvegarde, de validation par section et de travail collaboratif permettent à plusieurs personnes de participer à la finalisation du procès-verbal.
Vers une nouvelle façon de produire les comptes rendus
L’usage de l’IA dans la transcription n’est pas une simple aide ponctuelle : c’est une nouvelle manière de penser le travail administratif. Plus rapide, plus souple, moins sujette aux erreurs, elle permet aux équipes de se concentrer sur l’essentiel : la qualité de l’information et la bonne circulation des décisions.
Avec des outils comme CAPTOO, l’IA devient un allié du quotidien, accessible même aux profils non techniques.L’IA ne remplace pas l’humain dans la rédaction des procès-verbaux : elle l’assiste intelligemment
. Elle permet d’aller plus vite, d’être plus fiable, et de produire des documents de qualité dans des délais toujours plus courts.
Alors que la pression administrative s’intensifie, s’équiper d’un outil comme CAPTOO, c’est faire le choix de la modernité, de la performance… et d’un quotidien allégé.